ネイリストの電子帳簿保存法｜2026年のデータ保存義務

メールやネット通販で受け取った領収書は、印刷して紙で残すだけでは足りず、データそのものを保存しておく必要があります。

ジェルやパーツをネット通販で買ったとき、領収書はサイトからPDFでダウンロードしていませんか。仕入先からメールに請求書のPDFが届くこともあると思います。

こうしたやりとりは「電子取引」と呼ばれ、令和6年（2024年）1月からは、受け取ったデータをデータのまま残すことが必要になりました。

「そんな法律は聞いたことがない」という方も多いはずです。ですが、やることは3つだけで、そのうち1つはほとんどのネイリストが気にしなくてよい決まりになっています。国税庁の案内にそって、順番にお伝えします。

電子帳簿保存法は、ネイリストにも関係があります

電子帳簿保存法は、帳簿や書類をデータで保存するときのルールを決めた法律です。中身は3つに分かれます。

制度の名前	内容	任意か義務か
電子帳簿・電子書類の保存	会計ソフトで作った帳簿や書類を、印刷せずデータのまま保存する	使いたい人が使える
スキャナ保存	紙で受け取った領収書などを、読み取ったデータで保存する	使いたい人が使える
電子取引データの保存	データでやりとりした請求書や領収書を、データのまま保存する	対象者はすべて義務

必ず対応しなければならないのは3つ目の「電子取引データの保存」です。上の2つは、使いたい人だけが使えばよい制度です。

いつから必要になったのですか

国税庁は、令和5年12月31日までに行う電子取引については、電子データをプリントアウトして保存し、税務調査等の際に提示・提出できるようにしていれば差し支えないとしていました。

一方、令和6年からは違います。国税庁の一問一答には「令和6年1月1日以後に行う電子取引については、電子データそのものの保存が必要となります」と書かれています。印刷した紙だけを残す方法は、原則として認められなくなりました。

青色申告でも白色申告でも対象です

この制度の対象は、所得税法などで書類の保存義務がある方です。青色申告か白色申告かは関係なく、売上が小さいから対象外ということもありません。サロン業務委託でも、シェアサロンでも、ホームサロン（自宅サロン）でも、出張ネイルでも、データで領収書や請求書をやりとりしていれば対象です。

なお、この制度に対応するために、税務署へ申請書や届出書を出す必要はありません。

ネイリストの「電子取引」は、こんなものです

「電子取引」とは、取引情報のやりとりをデータで行う取引です。取引情報とは、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書などに通常書かれている事項をいいます。

ネイリストの場面	保存するデータ
ネイル用品店のサイトでジェルやパーツを注文し、領収書のPDFをダウンロードした	ダウンロードした領収書のPDF
仕入先からメールに請求書のPDFが添付されて届いた	添付されていた請求書のPDF
メールの本文に「今月のご請求は○○円です」と金額が書かれていた	そのメール自体
事業用のクレジットカードの利用明細をデータで受け取った	利用明細のデータ
スマホアプリで決済し、提供会社から利用明細を受け取った	その利用明細のデータ
ネットバンキングでシェアサロンの席料を振り込んだ	振込日・金額・振込先が分かるデータ

一問一答では、スマホアプリの利用明細を受け取る行為も、クレジットカードの利用明細データも、インターネットバンキングを利用した振込も、電子取引に該当するとされています。クレジットカードは明細データ自体の保存が必要で、明細に含まれる個々の取引についても領収書等のデータを受け取っているなら、別に保存が必要です。

メールは、全部残さなくてよいです

「取引先とのメールを全部保存するのですか」と不安になりますが、そこまでは求められていません。国税庁は、取引情報が含まれていない電子メールを保存する必要はないとしています。メール本文に金額などが書かれている場合はそのメールを保存し、添付ファイルで領収書を受け取った場合は、添付ファイルだけを保存すればよいことになります。

紙でもらったレシートは、これまでどおりです

お店で買ったコットンのレシート、ネイル用品店の店頭でもらった領収書。こうした紙の書類は電子取引ではありません。紙のまま保存しておけば大丈夫です。

紙をデータ化して保存する「スキャナ保存」という制度もありますが、国税庁のパンフレットでは、紙の領収書などは書類自体を保存する代わりに読み取った電子データを保存することが「できます」という書き方になっています。特別な手続きは原則として必要なく、任意のタイミングで始められる制度です。無理にスキャンしなくて構いません。

なお、紙の納品書とメールの領収書の両方が届くこともあります。国税庁は、電子データと書面の内容が同一で、書面を正本として取り扱うことを取り決めている場合はその書面の保存のみで足りるとしていますが、内容が同一でない場合は両方の保存が必要とされています。迷ったら両方残すほうが安全です。

どこまでを経費にできるかは、これとは別の問題です。品目ごとの考え方はネイリストの経費一覧にまとめています。

守るルールは3つだけです

国税庁のパンフレットでは、原則的な電子取引データ保存のルールは次の3つと説明されています。

• 改ざん防止のための措置をとること
• 保存データを確認するためのディスプレイやプリンタ等を備え付けること
• 「日付・金額・取引先」の3つの要素で検索できること

1つずつ見ていきます。どれも、お金をかけずに満たせる方法があります。

1つめ　改ざん防止のための措置

次のいずれかの措置をとればよいとされています。

• タイムスタンプが付与されたデータを受領する
• 受領したデータにタイムスタンプを付与する
• 訂正・削除の履歴が残るシステム等で授受・保存する
• 改ざん防止のための事務処理規程を策定し、運用し、備え付ける

上の3つは専用のサービスやソフトが必要です。一方、4つめの「事務処理規程」は費用がかかりません。国税庁は一問一答の中で規程のサンプルを示しており、サンプルをダウンロードできるページも用意されています。自分の屋号や保存する場所、保存年数を書き入れて印刷し、手元に置いておけば、ひとりで事業をしている方はこれで1つめを満たせます。

2つめ　ディスプレイやプリンタ等の備付け

パソコンやスマホの画面と、プリンタのことです。国税庁は「ディスプレイやプリンタ等の性能や設置台数等は、要件とされていません」としており、高性能な機械をそろえる必要はありません。

スマホだけで仕事をしている方についても一問一答に専用の質問があり、国税庁は、保存に用いているスマートフォンがあれば電子計算機・プログラム・ディスプレイの備付けに係る要件は満たすとしています。

プリンタも、税務調査等の時点で常設していない場合でも、近隣の有料プリンタ等により求めに応じて速やかに出力するなどの対応ができれば、常設していないことのみをもって要件違反として取り扱うことはないとされています。近くのコンビニで印刷できる状態であればよい、ということです。

3つめ　「日付・金額・取引先」で検索できること

専用ソフトがなくても、国税庁は次のような簡易な方法での対応が可能としています。

• 表計算ソフト等で索引簿を作成し、索引簿を使用して検索を可能とする方法
• 規則性をもったファイル名（日付・金額・取引先の順番で表記）のデータを特定のフォルダに集約し、検索を可能とする方法

ファイル名の付け方は、たとえば次のようになります。

• 20260415_14000_○○ネイル用品店.pdf（カラージェルの購入）
• 20260420_40000_△△シェアサロン.pdf（4月分の席料）

これを1つのフォルダに入れておくだけです。スマホの中でも、パソコンの中でも構いません。

ほとんどのネイリストは、3つめを気にしなくてよいです

国税庁は、基準期間（2年（期）前）の売上高が5,000万円以下の方等は、電子取引データのダウンロードの求めに応じることができるようにしていれば、3つめの検索要件を満たす必要はないとしています。

個人事業者の「2年前」の数え方は、電子取引が行われた日の属する年の前々年の1月1日から12月31日までの期間の売上高が、5,000万円を超えるかどうかで判断するとされています。

いつ行った電子取引か	判定に使う売上高
2026年に行った電子取引	2024年1月1日から12月31日の売上高
2027年に行った電子取引	2025年1月1日から12月31日の売上高

この売上高に営業外収入や雑収入は含まれません。個人事業者の場合は商品製品等の売上高や役務提供に係る売上高などをいい、家事消費高やその他の収入は含まれないとされています。判断は税抜の金額で行います。

施術料、指名料、リムーバーやケアオイルなどの物販を合計しても、5,000万円を超えるネイリストはほとんどいないはずです。つまり、ほとんどの方はファイル名をそろえる作業をしなくても要件を満たせます。

また一問一答では、判定期間に係る基準期間がない新規開業者についても、検索機能の確保の要件が不要となるとされています。2年前がまだ存在しない開業1年目・2年目の方は、この点で悩まなくてよいということです。

ただし、条件が1つあります

検索要件が不要になるのは、保存しているデータについて、税務調査の際に税務職員からのダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合です。データを消してしまっていたら、この条件を満たせません。「ファイル名はそろえなくてもよいが、データは必ず残す」と覚えてください。1つめの改ざん防止措置と2つめの備付けは、引き続き必要です。

間に合わないときの「猶予措置」

「今年の分はもうバラバラで間に合わない」という方もいると思います。国税庁のパンフレットでは、原則的な保存ルールへの対応が間に合わない場合でも、次の2つの両方を満たすときは、電子取引データを保存しておくだけで大丈夫と説明されています。

• 原則的な保存ルールに従って電子取引データを保存することができなかったことについて、所轄税務署長が相当の理由があると認める場合
• 税務調査の際に、電子取引データのダウンロードの求めと、それをプリントアウトした書面の提示・提出の求めに、それぞれ応じることができるようにしている場合

この措置に事前届出は不要とされています。そして国税庁は「人手不足」「システム整備の資金不足」「システム整備が間に合わない」なども相当の理由として認められると案内しています。一問一答でも、保存を行うための環境が整っていない事情がある場合は「相当の理由」があると認められ、環境が整うまでは保存時に満たすべき要件が不要とされています。

ここだけは間違えないでください

猶予措置であっても、データを消して紙だけ残す対応は認められていません。国税庁は、電子データの保存に代えて出力書面のみを保存する対応は認められず、猶予措置を受ける場合には電子データ自体を保存し、その電子データと出力書面の提示または提出ができる必要があるとしています。

また、整備が整っていて要件に従って保存できるのに、資金繰りや人手不足等の理由がなく保存していない場合は、猶予措置の適用は受けられないとされています。結論はシンプルです。届いたデータは、とにかく消さずに残しておく。これが一番大事です。

ネイリストが今日からできる3ステップ

ステップ1　フォルダを1つ作る

スマホでもパソコンでも構いません。「2026_電子領収書」という名前のフォルダを1つ作り、年が変わったら新しいフォルダを作ります。1か所に集まっていれば、ダウンロードを求められたときもすぐ対応できます。

ステップ2　届いたらすぐ入れる

• ネイル用品をネット注文したら、その場で領収書のPDFをダウンロードしてフォルダへ
• メールで請求書のPDFが届いたら、添付ファイルを保存してフォルダへ
• メール本文に金額が書かれていたら、そのメールをPDFにして保存
• カードやスマホ決済の利用明細は、月に一度まとめてダウンロード

余裕があれば、ファイル名を「日付_金額_取引先」の順にそろえます。必須ではありませんが、あとで自分が探すときに楽になります。

ステップ3　事務処理規程を1枚用意する

国税庁の一問一答には「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」のサンプルが掲載されており、サイトには各種規程等のサンプルをダウンロードできるページもあります。自分の事業に合わせて書き換え、印刷して保存書類と一緒に保管すれば、改ざん防止の措置は満たせます。

直前チェックリスト

• 電子領収書を入れるフォルダを年ごとに作った
• ネット通販の領収書をダウンロードして保存している
• メールに添付された請求書・領収書を保存している
• クレジットカードやスマホ決済の利用明細データを保存している
• 事務処理規程を1枚用意して手元に置いた
• 紙のレシートは紙のままファイルしている

保存する期間は、紙の書類と同じです

国税庁は、電子取引データについても、それぞれの法律で定められた期間保存する必要があるとしています。青色申告なら領収証などが7年、請求書や見積書などが5年、白色申告なら帳簿が7年、書類が5年です。細かく仕分けるのが面倒なら「迷ったら7年」でそろえておくと安心です。

よくある質問

紙のレシートも、全部スキャンしてデータにしないといけませんか。

いいえ。義務になっているのは、データで受け取ったものをデータのまま残すことです。紙で受け取ったレシートは紙のまま保存しておけば問題ありません。スキャナ保存は、特別な手続きが原則として必要なく、任意のタイミングで始められる制度とされています。

メールで届いた領収書を印刷して、データは消してしまいました。どうなりますか。

令和6年1月1日以後に行った電子取引は、電子データそのものの保存が必要とされています。印刷した紙だけを残す対応は、猶予措置を使う場合でも認められていません。まずは今日から、届いたデータを消さずに残す運用に切り替えてください。

会計ソフトを入れないと対応できませんか。

必要ありません。国税庁は、表計算ソフト等で索引簿を作る方法や、規則性をもったファイル名のデータを特定のフォルダに集約する方法でも検索要件を満たせるとしています。改ざん防止も、事務処理規程を策定して備え付ける方法が認められています。

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※この記事は一般的な取り扱いをまとめたものです。制度は改正されることがあります。ご自身のケースについては個別にご相談ください。

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